Tentu bagi kita semua mendengar kata arsip sudah biasa dan bahkan apa yang dimaksud dengan arsip itu sendiri sudah diketahui. Namun apakah ia arsip itu dalam maksud umum adalah setumpukan kertas yang sudah tidak terpakai, menggunung, lapuk di gudang serta yang dapat dijual di penjual barang bekas. Apakah itu yang dimaksud dengan arsip yang sebenarnya?.
Memang persoalan arsip saat ini baik di organisasi apalagi di instansi serta apalagi bagi pribadi atau diri sendiri, melihat apa yang terjadi di lapangan membuat arsip jauh dari pada teori yang dilampirkan dari buku-buku sehingga definisi dan pengertian arsip menjadi keliru dan bahkan tak memiliki fungsi.
Padahal sudah banyak buku serta pendapat para ahli yang menjelaskan tentang seperti apa itu arsip. Sejalan dengan hal itu, pada kali ini penulis akan mengulas kembali mengenai apa yang dimaksud dengan arsip.
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:5) menjelaskan bahwa pada dasarnya istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yakni arche, kemudian kata arche berubah menjadi archea dan berubah lagi menjadi archeon. Arti archea itu sendiri adalah dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Sedangkan menurut Muhidin dan Winata (2016:1) mengatakan bahwa arsip dalam bahasa belanda dikenal dengan archief, archives (inggris) dan record dan archives (amerika). Keseluruhan dari kata tersebut mempunyai arti catatan tertulis yang disimpan.
Itulah berbagai istilah arsip di luar negeri, yang untuk di indonesia sendiri dikenal dengan warkat sebagaimana pendapat dari Barthos, (2016:1). Menurutnya bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keterangan-keterangan sesuatu subyek (pokok persoalan) atau pun peristiwa-peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula.
Sedangkan apabila merujuk UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan dari penjelasan diatas, maka arsip bukanlah hal yang sederhana seperti sesempit pikiran kita semua, sebab arsip mempunyai fungsi yang besar dalam membantu organisasi atau instansi dalam menjalakan suatu kegiatan.
Kegiatan tersebut bisa berupa perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendaliaan setepat-tepatnya.
Orang yang terbiasa atau bertugas dalam hal arsip biasanya ditempatkan dalam kearsipan. Kerasipan adalah jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh badan pemerintahan, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat, dan dokumen kantor lainnya.
Penjelasan diatas dapat bermakna bahwa kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu yang saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat ditemukan.
Jelaskan Pengertian Arsip Adalah?
Berdasarkan dari seluruh penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengertian arsip adalah sebagai pusat ingatan atau sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka kegiatan.
Apa Fungsi Arsip Adalah?
Berdasarkan fungsinya, Undang-undang No. 7 Tahun 1971 membedakan fungsi arsip menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Adapun yang dimaksud dengan kedua arsip tersebut adalah:
- Arsip dinamis adalah arsip yang dipakai secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
- Arsip statis adalah arsip yang tidak dipakai secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Demikianlah informasi mengenai topik yang berjudul Jelaskan Pengertian Arsip Adalah? Ini Jawaban & Fungsinya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sekian dan terima kasih. Salam berbagi teman-teman.
